VIDEOSORVEGLIANZA SUL LUOGO DI LAVORO: TELECAMERE, CONTROLLO DEI DIPENDENTI E LIMITI DELLA PRIVACY

Installare telecamere all’interno di un’azienda non significa poter controllare liberamente l’attività dei lavoratori. Quando un sistema di videosorveglianza sul luogo di lavoro può comportare anche la possibilità di controllo a distanza dei dipendenti, entrano in gioco contemporaneamente la disciplina lavoristica e quella sulla protezione dei dati personali. L’articolo allegato richiama proprio la necessità di trovare un equilibrio tra le esigenze organizzative e di sicurezza del datore di lavoro e il diritto del lavoratore alla riservatezza. La presenza di una finalità legittima, come la tutela del patrimonio aziendale o la sicurezza, non consente infatti di installare e utilizzare telecamere senza rispettare le condizioni previste dalla legge. Il riferimento centrale è l’art. 4 della Legge n. 300/1970 – Statuto dei lavoratori, da coordinare con il Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR e con la disciplina nazionale in materia di protezione dei dati personali.

QUANDO È POSSIBILE INSTALLARE LE TELECAMERE

La videosorveglianza nei luoghi di lavoro non è vietata in assoluto.

L’art. 4 dello Statuto dei lavoratori consente l’impiego di impianti audiovisivi e altri strumenti dai quali possa derivare anche la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori quando siano giustificati da specifiche esigenze previste dalla normativa.

La presenza di una telecamera deve quindi rispondere a una finalità concreta e legittima: non è sufficiente installare un sistema semplicemente per osservare come i dipendenti svolgono quotidianamente la propria attività.

La finalità perseguita assume un ruolo decisivo anche sotto il profilo privacy, perché determina quali dati possano essere raccolti e come possano successivamente essere utilizzati.

ACCORDO SINDACALE O AUTORIZZAZIONE: IL DATORE NON PUÒ PROCEDERE LIBERAMENTE

Quando dagli impianti può derivare un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, la disciplina prevede specifiche garanzie procedurali.

L’installazione deve avvenire nel rispetto delle condizioni previste dall’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, compreso, nei casi previsti, il necessario accordo con le rappresentanze sindacali oppure il ricorso alla procedura autorizzativa prevista dalla normativa.

Il consenso individuale dei dipendenti non può essere considerato uno strumento sostitutivo delle garanzie previste dalla disciplina lavoristica.

La conformità dell’impianto, pertanto, deve essere valutata prima della sua installazione e attivazione.

VIDEOSORVEGLIANZA E GDPR

Le immagini che permettono di identificare un lavoratore costituiscono dati personali. La loro acquisizione, registrazione, conservazione e consultazione rappresentano quindi trattamenti soggetti al GDPR.

Il datore di lavoro, in qualità di titolare del trattamento, deve rispettare i principi dell’art. 5 GDPR, tra cui liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione e limitazione della conservazione.

Non basta quindi che l’installazione delle telecamere sia giustificata: anche il concreto funzionamento dell’impianto deve essere coerente con la finalità dichiarata.

IL LAVORATORE DEVE ESSERE INFORMATO

La presenza di un sistema di videosorveglianza deve essere resa conoscibile agli interessati.

Il lavoratore deve ricevere le informazioni previste dalla normativa sul trattamento dei dati personali e deve essere consapevole dell’esistenza del sistema e delle finalità per le quali le immagini vengono trattate.

La trasparenza rappresenta un elemento essenziale della liceità del trattamento.

Installare un cartello, inoltre, non risolve automaticamente tutti gli adempimenti: la videosorveglianza deve inserirsi in un sistema complessivo di gestione conforme alla normativa applicabile.

PER QUANTO TEMPO POSSONO ESSERE CONSERVATE LE IMMAGINI?

Anche la conservazione delle registrazioni deve essere proporzionata alla finalità perseguita.

Il principio di limitazione della conservazione impone di non mantenere i dati personali più a lungo di quanto sia necessario rispetto allo scopo per il quale sono stati raccolti.

La scelta del periodo di conservazione non dovrebbe quindi essere automatica, ma deve essere valutata considerando le caratteristiche dell’impianto, i rischi e le effettive esigenze dell’organizzazione.

Una conservazione prolungata richiede una giustificazione coerente con il principio di accountability.

CHI PUÒ GUARDARE LE REGISTRAZIONI?

Altro aspetto fondamentale riguarda l’accesso alle immagini.

Le registrazioni non possono essere liberamente consultate da chiunque all’interno dell’organizzazione. È necessario definire ruoli, autorizzazioni e procedure, limitando l’accesso ai soggetti che ne abbiano effettiva necessità in relazione alle funzioni svolte.

Anche le misure di sicurezza assumono particolare rilievo: un sistema di videosorveglianza che raccoglie immagini ma non protegge adeguatamente registrazioni e credenziali di accesso può determinare ulteriori rischi per i diritti degli interessati.

LE IMMAGINI POSSONO ESSERE UTILIZZATE CONTRO IL DIPENDENTE?

La possibilità di utilizzare le informazioni raccolte attraverso gli strumenti disciplinati dall’art. 4 dello Statuto dei lavoratori deve essere valutata alla luce delle condizioni stabilite dalla normativa.

Il tema è particolarmente delicato quando le immagini vengono utilizzate nell’ambito di un procedimento disciplinare.

Non è sufficiente che un comportamento del dipendente sia visibile nella registrazione: occorre verificare come l’impianto sia stato installato, quali informazioni siano state fornite e se il trattamento sia avvenuto nel rispetto delle garanzie previste dalla disciplina lavoristica e privacy.

VIDEOSORVEGLIANZA: LA COMPLIANCE DEVE VENIRE PRIMA DELLA TELECAMERA

Il principio che emerge dall’approfondimento è chiaro: acquistare e installare un sistema tecnologicamente avanzato non significa aver realizzato un sistema di videosorveglianza conforme alla legge.

Prima dell’attivazione occorre verificare finalità, necessità e proporzionalità del controllo, adempimenti lavoristici, informativa privacy, tempi di conservazione, soggetti autorizzati ad accedere alle registrazioni e misure di sicurezza.

La videosorveglianza sul lavoro è quindi un tema nel quale diritto del lavoro, privacy e sicurezza aziendale devono essere valutati congiuntamente.